Gerenciamento de Conteúdo Corporativo
Uso estratégico das informações
Ao longo dos últimos anos, as empresas vêm gerando um enorme
volume de dados não estruturados que incluem documentos,
e-mails, vídeos, mensagens instantâneas, páginas da web, entre
outros elementos.
Esse conteúdo está reunido em um estado bruto, que impede seu
uso para compartilhar conhecimento, aprimorar a comunicação com
os clientes e aumentar a eficiência dos processos.
As soluções da Microsoft para gerenciamento de conteúdo
corporativo dão à sua empresa a capacidade de proteger e
administrar essas vastas reservas de dados não estruturados para
que possam ser utilizados de forma estratégica para os negócios.
DESAFIOS DE NEGÓCIOS
Na maioria das empresas, os dados são armazenados em diversos
locais distribuídos (unidades de discos dos computadores,
servidores, mídias removíveis) sem uma classificação consistente
que identifique sua natureza.
O uso do e-mail como ferramenta de colaboração envolvendo
documentos também é pouco eficiente, além de ajudar a promover o
caos por falta de um controle centralizado e impedir a proteção
de informações sensíveis contra acesso não autorizado.
Apesar de perceberem o valor estratégico do conteúdo e de
publicá-lo em diversos canais, como as intranets, as extranets e
a própria Internet, muitas empresas sobrecarregam seus
departamentos de TI com tarefas de autoria, aprovação e
implantação de sites. Distribuir esse trabalho entre os vários
setores da empresa, destinando a um responsável a manutenção de
sua respectiva área virtual, é uma solução, mas impõe o desafio
de manter um visual consistente e preservar os ativos de marcas,
principalmente junto ao público externo.
Não são raras as empresas que processam volumes enormes de
papel, passando documentos e formulários de mão em mão entre
vários profissionais e departamentos. Esse é uma rotina lenta
que pode resultar em perda de eficiência e até de oportunidades
de negócios, sem falar na interferência na qualidade de
atendimento aos clientes. Organizações que tentam automatizar
esses processos usando ferramentas não apropriadas como o
e-mail, em geral, não alcançam resultados positivos.
Por fim, em função das várias regulamentações e riscos legais,
as empresas precisam definir políticas de retenção para manter
registros de transações, por exemplo, por um determinado
período. Não tomar essas providências pode abrir caminho para
futuras dores de cabeça com processos jurídicos e despesas
milionárias com multas.
SOLUÇÃO
A plataforma de gerenciamento de conteúdo corporativo da
Microsoft (Microsoft Enterprise Content Management - ECM) pode
ajudar sua empresa a superar esses obstáculos. Com uma
infra-estrutura totalmente integrada ao Microsoft Office 2007
system, é possível reduzir a carga de gerenciamento sobre o
departamento de TI e estender o uso das ferramentas a todos os
profissionais que lidam com informações, compartilhando as
responsabilidades e a estratégia de gestão de conteúdo para
realizar as seguintes tarefas:
Administração das várias fontes de conteúdo – As soluções ECM da
Microsoft permitem consolidar o conteúdo distribuído entre
diversas fontes em um repositório central com classificação
consistente. As ferramentas de busca integradas ajudam a
localizar e compartilhar essas informações. O conteúdo também
pode ser protegido de modo centralizado contra acesso não
autorizado. Os recursos integrados de colaboração, como o fluxo
de trabalho automatizado, ajudam as pessoas a trabalharem em
conjunto, criando, revisando e aprovando documentos de maneira
estruturada.
Gerenciamento de sites na web – As ferramentas de autoria e de
aprovação facilitam a publicação de conteúdo na web e podem ser
usadas por pessoal sem especialização técnica, deixando de
sobrecarregar a equipe de TI. Modelos de páginas e layouts
garantem a consistência visual e asseguram que os ativos de
marcas sejam usados apropriadamente. Uma única infra-estrutura
para implantação e gerenciamento de sites na intranet, na
extranet e na Internet reduz os custos e a complexidade do
ambiente de TI.
Eficiência nos processos de negócios – A solução ECM da
Microsoft ajuda a aprimorar os processos de negócios com
ferramentas e uma plataforma de automação. Os formulários
eletrônicos, por exemplo, fornecem um mecanismo para coletar e
validar informações em diversos canais, como sites, equipamentos
móveis e aplicações do Microsoft Office 2007 system.
Cumprimento de regulamentações e leis – Com recursos de
gerenciamento, sua empresa será capaz de armazenar e proteger os
registros de negócios de acordo com políticas de retenção
adequadas.
BENEFÍCIOS DE NEGÓCIOS
A solução ECM da Microsoft vai ajudar sua empresa a proteger e
gerenciar melhor o conteúdo e ser capaz de explorar esse
importante ativo de negócio de forma estratégica. Com uma
infra-estrutura de gerenciamento otimizada, as pessoas vão
poder:
- Proteger informações sensíveis de negócios contra acesso não
autorizado. Criar documentos de forma colaborativa e
estruturada.
- Publicar e administrar conteúdo na web com facilidade.
- Ganhar eficiência nos processos, automatizando tarefas
manuais.
- Garantir o cumprimento das regulamentações e políticas.
- Reduzir o custo de manutenção.
Tecnologias para Gerenciamento de Conteúdo Corporativo
- Gerenciamento de documentos
- Gerenciamento de registros
- Gerenciamento de conteúdo da web
Produtos para Gerenciamento de Conteúdo Corporativo
- Microsoft Office SharePoint Server 2007
- Microsoft Office SharePoint Designer 2007
- Microsoft Office Enterprise 2007
- Microsoft Exchange Server 2007
Tecnologias para Gerenciamento de Conteúdo
Corporativo
- Gerenciamento de documentos
- Gerenciamento de registros
- Gerenciamento de conteúdo da web